Adjoint au chef du service des relations administratives


Numéro : 
2017-0023
Direction : 
DJA
Catégorie : 
A
Date : 
Vendredi, 7 Avril, 2017
Mission : 

Sous l'autorité du chef du service des relations administratives, l'adjoint concourt à l'organisation de la gestion administrative confiée au service et est particulièrement chargé d'assurer l'animation et la coordination du bureau de l'administration générale et des ressources humaines.

A ce titre, en matière de ressources humaines, il s'assure :
- de contrôler et d'appliquer les actes liés à la gestion des carrières (délibérations, arrêtés, contrats),
- de mettre en œuvre les procédures collectives liées à la carrière (entretiens annuels d'échange, avancements différenciés, notations),
- d'être l'interface privilégiée avec les services de la direction des ressources humaines et des services utilisateurs (le service communication, l'antenne administrative de La Foa, la mission à la condition féminine, le service de l'intendance de l'hôtel de la province Sud et le cabinet de la présidence),
- d'assurer la diffusion des informations relatives à l'évolution statutaire et de la législation sociale,
- de développer et de mettre en place des outils de contrôle et de suivi de gestion des ressources humaines,
- de délivrer des conseils et des informations aux agents et aux cadres.

En matière d'administration générale, l'agent retenu concourt à son amélioration et garantit :
- de comprendre et d'appliquer des réglementations provinciales spécifiques dont est chargée la direction,
- d'exercer un contrôle qualitatif lors de l’instruction des demandes,
- de respecter les délais d’instruction et de réponses aux usagers,
- de développer et de mettre en œuvre les outils de contrôles ad hoc,
- d'actualiser les délégations de signatures en concordance avec les actes portant organisation des directions,
- de proposer et de mettre en place des procédures d'instructions adaptées,
- de participer aux modifications des réglementations de la collectivité,
- de collaborer à l'étude de dossiers transverses à la direction et confiés au service.

En qualité d'adjoint au chef de service, l'agent assiste activement et remplace en cas d'absence le chef de service dans ses missions d’organisation, d'animation et de coordination du service.

savoir : 

- Bonne connaissance du fonctionnement et des circuits administratifs de l'administration provinciale
- Maîtrise des statuts de la fonction publique et des réglementations sociales
- Connaissance de la politique des ressources humaines de la collectivité
- Maîtrise et application des réglementations provinciales
- Connaissance des obligations de l’administration dans ses échanges avec les usagers

Savoir-faire : 

- Manager une équipe
- Concevoir des outils de suivi, de contrôle et d’aide à la décision
- Rédiger des rapports, des notes et des actes
- Prioriser les tâches
- Gérer l’urgence
- Maitriser l'outil informatique

Comportements professionnels : 

- Sens de l’écoute, de l'accueil et du conseil
- Diplomatie
- Sens de l’organisation
- Rigueur
- Esprit d'analyse et de synthèse
- Initiative
- Capacité d'adaptation
- Force de proposition
- Capacité à rendre compte
- Discrétion
- Disponibilité

Caracteristiques: 
Presentation du contexte: 
Le service des relations administratives coordonne les activités centrées sur le service rendu à l'utilisateur et à l'usager. Ce service est composé de 20 agents et de 4 bureaux (bureau des moyens généraux, bureau des finances, bureau de l’administration générale et des ressources humaines et bureau des relations au public).
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