Chargé(e) d'accueil


Numéro : 
2017-0145
Direction : 
DJA
Catégorie : 
C
Fichier : 
Date : 
Vendredi, 18 Août, 2017
Mission : 

Sous l'autorité du responsable du bureau des relations au public, l'agent contribue à améliorer la qualité des services rendus aux usagers et à faciliter leurs relations avec l'administration provinciale.

A ce titre, il se voit confier les missions suivantes :
- Identifier et orienter physiquement ou par téléphone les usagers des différents services de la province Sud vers le bon interlocuteur ;
- Assurer une primo information auprès des administrés dans les délais les plus courts ;
- Assurer un rôle de filtre et diriger les visiteurs dans les locaux ;
- Réceptionner et remonter les informations aux services concernés ou à l'agent concerné ;
- Guider ou accompagner si nécessaire les usagers dans leurs démarches en les aidant à la rédaction de formulaires ou dans la constitution de dossiers ;
- Diffuser la documentation en faisant le lien avec les directions du CAPS et le service communication ;
- S'adapter aux différentes situations et gérer les éventuelles situations conflictuelles ;
- Actualiser ses connaissances en matière de procédures administratives et de dispositifs provinciaux ;
- Assurer efficacement le traitement des mails des administrés selon la procédure établie ;
- Assurer le lien avec l'administré dans le cadre d'une demande via le site de la province Sud "e-administration" ;
- Participer à l'élaboration et à la mise à jour des procédures liées à l'accueil.

savoir : 

- Maîtrise des activités des services de la collectivité et des dispositifs à destination du public
- Très bonnes connaissances du fonctionnement de l'administration provinciale

Savoir-faire : 

- Maitriser les techniques d'accueil physique et téléphonique
- Recevoir, identifier et orienter les visiteurs
- Assurer une excellente gestion des appels téléphoniques
- Maîtriser les outils informatiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)

Comportements professionnels : 

- Excellente présentation
- Courtoisie face à tous types de situation
- Aisance orale
- Très grande discrétion
- Respect de la chaine hiérarchique
- Gestion d'éventuelles situations conflictuelles
- Sens du travail en équipe
- Capacité à rendre compte
- Loyauté

Caracteristiques: 
- Effectuer des roulements sur les différents postes (accueil physique et téléphonique) selon le planning - Effectuer, le cas échéant, les remplacements des chargé(e)s d'accueil de l'hôtel de la province Sud - Large plage horaire de 7h à 18h
Presentation du contexte: 
La province Sud s'est engagée dans une démarche de modernisation de son administration visant à améliorer la qualité des services rendus aux usagers. Le dispositif d'accueil du centre administratif de la province Sud (CAPS) a pour objectif de répondre de façon optimale aux attentes des administrés. Le bureau des relations au public est ouvert de 07h00 à 18h00.
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