Chef du service du secrétariat de l'assemblée et de la coordination administrative


Numéro : 
2017-0142
Direction : 
DJA
Catégorie : 
A
Fichier : 
Date : 
Vendredi, 11 Août, 2017
Mission : 

Sous l’autorité du directeur juridique et d'administration générale, la personne retenue sera notamment chargée des missions suivantes :
- la pré-analyse, le contrôle-qualité, la coordination et le suivi des projets de texte dans les circuits, soumis à la signature de l’Exécutif ou à l’examen des conseillers provinciaux ;
- la programmation, l’organisation et la gestion des séances de l’assemblée de province, de son Bureau et des commissions intérieures :
• positionnement au perchoir de l’hémicycle au cours des séances de l’assemblée de province,
• prise de parole en public (devant les élus, l’administration, la presse et les administrés),
• comptabilisation et validation auprès de l’exécutif du quorum et du résultat des votes lors des séances, au regard des dispositions du règlement intérieur de l’assemblée de la province Sud,
• contrôle des rapports de commissions, procès-verbaux de séance et comptes rendus sommaires officiels,
• modification en cours de séance des projets de texte amendés par les conseillers ;
- le suivi des représentations des membres de l’assemblée de province et du président au sein des organismes extérieurs et la désignation de ces derniers ;
- le pilotage de projets informatiques, et notamment l’évolution des applications-métiers gérées par le service, en ce qui concerne la gestion et le suivi des courriers et des actes (Salsa et Omaï), la diffusion des documents de travail aux élus (e-assemblée), le suivi de la représentation des élus dans les organismes extérieurs (Pop Corn) ;
- la gestion de la réception, de la transmission et de la coordination des courriers acheminés vers l’hôtel de province et des directions hors CAPS (centre administratif de la province Sud) ;
- la rédaction et la mise à jour des processus métier et des procédures liés à l’activité du service, ainsi que des outils managériaux ;
- la rédaction d’actes et de courriers divers ;
- la tenue et le contrôle de tableaux de bord ;
- l’encadrement d’une équipe de 13 agents pour mener à bien ces différentes missions.

savoir : 

- Très bonne connaissance de l’organisation administrative de la collectivité
- Maîtrise des enjeux politiques
- Excellente maîtrise de la langue française, de la syntaxe et des règles grammaticales

Savoir-faire : 

- Solide expérience dans un poste similaire très appréciée
- Aptitudes à l’encadrement
- Rédaction de rapports de synthèse
- Bonne gestion et priorisation des urgences, respect des délais
- Lecture rapide et pré-analyse d’un dossier (compréhension de l’objet, des enjeux, des échéances, …)
- Tenue de tableaux de bord
- Maîtrise des outils bureautiques et informatiques
- Bonne capacité d’adaptation aux logiciels
- Aptitudes à améliorer les procédures

Comportements professionnels : 

- Excellent sens de l’organisation, rigueur et esprit d’analyse
- Excellent relationnel, sens de l’écoute et de la communication
- Esprit d’équipe développé
- Motivation et esprit d’initiative
- Discrétion
- Grande disponibilité (horaires atypiques)

Caracteristiques: 
Presentation du contexte: 
Le service du secrétariat de l’assemblée et de la coordination administrative (SSACA) a pour mission de coordonner l’action administrative et institutionnelle de la collectivité. Garant des circuits et de la qualité des projets de texte examinés par les conseillers provinciaux, le SSACA organise les réunions des commissions intérieures, ainsi que les séances de l’assemblée de province et de son Bureau. Dans une démarche de modernisation constante, le SSACA inscrit son action dans la promotion de l’e-administration.
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