Responsable du bureau de la coordination administrative


Numéro : 
2017-0107
Direction : 
DJA
Catégorie : 
B
Fichier : 
Date : 
Vendredi, 16 Juin, 2017
Mission : 

Placé sous l’autorité du chef de service, le responsable du bureau de la coordination administrative est chargé des missions suivantes :

- la supervision de la réception, du tri, de l’enregistrement, du dispatching du courrier « arrivée » de l’hôtel de la province Sud et sa pré-affectation ;
- le contrôle-qualité, la coordination et le suivi des projets d’actes et de courriers « départ » dans les circuits, soumis à la signature de l’Exécutif ou du secrétariat général ;
- l’assistance aux directions provinciales dans l’instruction de leurs dossiers (assistance téléphonique, mail et déplacements dans les directions afin de communiquer sur les procédures administratives) ;
- l’actualisation du guide de coordination administrative de la collectivité ;
- la gestion du planning des transmissions externes ;
- la rédaction d’actes et de courriers divers ;
- la rédaction et la mise à jour des processus métiers et des procédures liés à l’activité de son bureau, ainsi que des outils managériaux ;
- l’encadrement d’une équipe de 6 agents pour mener à bien ces différentes missions.

savoir : 

- Bonne connaissance de l’organisation administrative de la collectivité
- Très bonne maîtrise de la langue française, de la syntaxe et des règles grammaticales
- Maîtrise des outils bureautiques et informatiques

Savoir-faire : 

- Notions de management
- Lecture rapide et pré-analyse d’un dossier (compréhension de l’objet, des enjeux, des échéances, …)
- Capacité à effectuer plusieurs tâches en parallèle
- Tenue de tableaux de bord

Comportements professionnels : 

- Bonne gestion et priorisation des urgences
- Réactivité
- Polyvalence
- Aisance relationnelle
- Sens de l’écoute et de la communication
- Sens de l’initiative
- Rigueur
- Implication
- Sens de l’organisation
- Autonomie
- Capacité à travailler en équipe
- Capacité à rendre compte
- Discrétion
- Disponibilité

Caracteristiques: 
Presentation du contexte: 
Le service du secrétariat de l’assemblée et de la coordination administrative (SSACA) a pour mission de coordonner l’action administrative au sein de la collectivité. Il gère le suivi et le contrôle-qualité des projets de courrier et de texte soumis à la signature de l’Exécutif. En charge du secrétariat de l’assemblée de province, il prépare et organise les réunions des commissions intérieures ainsi que les séances d’assemblée de province et de son Bureau. Il contribue par ailleurs à la mise en œuvre de la politique de développement durable impulsée par la collectivité en participant à la e-administration via la gestion des applications-métiers Salsa, Omaï et e-Assemblée.
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